Wie spricht man mit einem prokrastinierenden Mitarbeiter?

Es gibt viele Gründe, warum jemand etwas aufschiebt. Besorgniserregend wird die Situation jedoch, wenn die Arbeitsdynamik ins Stocken gerät oder ganze Teams innerhalb eines Unternehmens durch das Verhalten eines Mitarbeiters in Mitleidenschaft gezogen werden.

Insgesamt müssen wir definieren, ob dies ein Persönlichkeitsmerkmal ist, das wahrscheinlich langfristig (für immer) bestehen bleibt? Ist es angeboren? Oder ist es ein Abwehrmechanismus für Mitarbeiter, die nicht in die Unternehmenskultur zu passen scheinen? Vielleicht handelt es sich um das Verhalten von jemandem, der versucht, in seinem Job besser zu sein, aber nicht die ideale Besetzung ist, und sich dessen bewusst ist.

In jedem Fall ist es gut, die Gründe für die Prokrastination zu untersuchen und zu prüfen, ob man als Manager oder Teamleiter etwas dagegen tun kann. Die gute Nachricht ist, dass es immer ein paar mögliche Lösungen gibt, die man mit diesen Mitarbeitern ausprobieren kann und die hoffentlich die Arbeitsbelastung und das allgemeine Arbeitsumfeld auf den richtigen Weg bringen.

Im Folgenden bieten wir Ihnen einen Einblick in die Anzeichen von Prokrastination und einige Vorschläge für Lösungen und den Umgang mit diesen Situationen am Arbeitsplatz. In gewisser Weise verbessert alles, was zu einer besseren Leistung führt, gleichzeitig die Unternehmenskultur und wird sich in zufriedeneren und produktiveren Mitarbeitern zeigen.

Anzeichen für Prokrastination

Es gibt immer einige klare und verräterische Anzeichen dafür, dass jemand zögert. Natürlich gibt es viele Anzeichen für Prokrastination, aber ein paar offensichtliche sind:

• Verschwendete Zeit und schlechtes Zeitmanagement - da Prokrastinierer dazu neigen, alles so weit wie möglich hinauszuzögern, kann dies ein Zeichen für schlechtes Zeitmanagement sein. Wenn sie kurz vor einem Abgabetermin stehen, haben sie ein Gefühl der Dringlichkeit und liefern ihre Arbeit fast immer zu spät ab.
• Langsamkeit und mangelnde Zugänglichkeit - vielleicht ist dies in gewisser Weise ein Mangel an Zugänglichkeit, Reaktionsfähigkeit oder Ähnlichem. Das ist eine knifflige Angelegenheit, und um ehrlich zu sein, solange sich jemand täglich/wöchentlich an den Zeitrahmen und die Fristen hält, ist es einigermaßen in Ordnung, solange er gute Arbeit liefert. Es ist jedoch kein gutes Zeichen, wenn der Prokrastinierer selten online oder für den Chef, den Manager, die Führungskraft oder die Kollegen erreichbar ist.
• Viel reden, aber nichts sagen - interessanterweise können prokrastinierende Mitarbeiter eine besonders eloquente Haltung einnehmen, um die Tatsache zu verdrängen, dass arbeitsmäßig nicht viel zu tun ist. Sie könnten (absichtlich oder unabsichtlich) versuchen, Sie davon abzubringen, dringende oder relevante Arbeitsangelegenheiten zu besprechen, indem sie etwas besprechen, das jeder schon gesagt oder getan hat, das jeder kennt usw.
• meist negative Einstellung - wenn ein Prokrastinierer eine negative Einstellung zu etwas hat, ist es seine Angst oder sogar sein Perfektionismus. Und warum? Es könnte die Angst sein, bei einigen Aufgaben zu versagen und sie nicht richtig zu machen. Oder eine ausgeprägte perfektionistische Ader hindert sie daran, eine Aufgabe überhaupt in Angriff zu nehmen, aus Angst, dass sie nicht perfekt oder besser als die Arbeit der anderen im Team sein könnte.
• Schwer fokussieren - ähnlich wie viel reden und nichts sagen, wenn jemand fokussiert ist, sagt er relevante Dinge und erledigt seine Arbeit sorgfältig, pünktlich und auf den Punkt. Prokrastinierer sind vielleicht unkonzentriert und reden viel, um die anderen abzulenken, aber der relevante Beitrag ist einfach nicht da.

Finden Sie den Grund für die Prokrastination heraus

Um denjenigen Teammitgliedern zu helfen oder ihre Leistung zu verbessern, die zögern, müssen wir bis zu einem gewissen Grad den Grund dafür definieren. In den meisten Fällen ist der Grund dafür eine schlechte Planung und ein schlechtes Zeitmanagement auf Seiten des Mitarbeiters.

In anderen Fällen liegt es aber vor allem daran, dass die Mitarbeiter entweder mangelnde Motivation oder Versagensängste haben, um Aufgaben so perfekt wie möglich auszuführen. Andere Gründe könnten auch ein Mangel an Unterstützung oder Anleitung für diese Aufgaben oder sogar eine negative Unternehmenskultur sein.

Lösungen für den Umgang mit Prokrastination

Fügen Sie den Aufgaben, die Sie zuweisen, Relevanz und Bedeutung hinzu.

Projektmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der mehrere Aspekte umfasst, und ein Aspekt, den Sie immer berücksichtigen müssen, ist die Relevanz und der "organische" Sinn und die Ziele für die Arbeitsaufgaben.

Es geht nicht darum, Arbeit mechanisch zu erledigen, auch wenn der Mitarbeiter ein Experte in seinem Job ist. Es muss etwas Motivierendes, Herausforderndes (auf eine gute Art und Weise) geben, etwas, das den Mitarbeiter dazu bringt, sich auf die Aufgaben zu freuen.

Es ist ein guter Ausgangspunkt, um zu erklären, warum bestimmte Aufgaben unglaublich wichtig sind und wie sie nicht nur dem Unternehmen, sondern auch der Karriereentwicklung des Mitarbeiters zugute kommen.

Setzen Sie klare und definierte Meilensteine und Zeitvorgaben

Komplexe und anspruchsvolle Aufgaben würden verständlicherweise mehr Zeit erfordern. Wenn sich jemand mit einer einfachen Aufgabe verspätet, für die eine angemessene Zeitspanne vorgesehen war, ist dies ein offensichtliches Problem und schlechtes Zeitmanagement des Mitarbeiters.

Ein gutes Zeitmanagement ist ein entscheidender Faktor, um Prokrastination zu verhindern oder zu stoppen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgaben festlegen, aber vergessen Sie nicht, die Komplexität der Aufgaben mit der dafür vorgesehenen Zeit abzustimmen.

Denken Sie bei der Zuweisung von Aufgaben einen Schritt vor den "echten" Fristen.

Ein weiterer Tipp im Zusammenhang mit dem oben Gesagten: Es ist eine gute Idee, etwas mit einem Datum zu versehen, das nicht das "richtige" Datum für die Erledigung von Aufgaben ist.

Ein Beispiel: Sie geben eine Aufgabe vor, die in einer Woche zu erledigen ist. Da Sie wissen, dass der Zauderer bis zur letzten Minute warten wird, kennen Sie selbst den Abgabetermin, geben aber vor, dass die Aufgabe in weniger als dieser Zeit erledigt werden muss.

Regelmäßige Treffen einrichten

Regelmäßige Besprechungen sind eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter zu koordinieren und bei Bedarf zu unterstützen. Durch regelmäßige Telefonkonferenzen und Besprechungen werden Sie außerdem besser verstehen, wie jeder mit der Arbeitsdynamik umgeht und sehen, was verbessert werden muss.

Versuchen Sie, mindestens ein bis zwei wöchentliche Treffen einzuplanen; sie müssen nicht extrem langwierig oder zeitaufwändig sein. Kurze Sitzungen oder 1-on-1-Gespräche mit zögernden Mitarbeitern sind für beide Seiten von Vorteil. Sie können sie durch die Arbeitsdynamik leiten und bei Bedarf Verbesserungen vorschlagen. Sie wiederum werden sich sicherer fühlen, wenn sie früher mit den Aufgaben beginnen - klärende, beratende, unterstützende und konstruktive Kommentare sind sehr hilfreich.

Vereinfachen Sie das Multitasking

Vielleicht gibt es keinen Job, bei dem man täglich nur eine einzige Art von Verpflichtung hat. Es gibt immer etwas anderes, zusätzliches oder sogar eine Vielzahl von Aufgabentypen. Dies kann ein wesentlicher Grund dafür sein, dass jemand seine Arbeit aufschiebt, weil er seine Zeit schlecht plant oder sich bei einigen Aufgaben unsicher, bei anderen aber sicher fühlt.

Sie können sicherstellen, dass es keine wesentlichen Unterschiede zwischen den Aufgabentypen gibt, die Sie zuweisen. Ein Autor könnte zum Beispiel über Codierung oder Unternehmenskultur schreiben, aber er könnte nicht die gleiche technische Codierung vornehmen, über die er geschrieben hat.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Eigenschaften, die Erfahrung, das Fachwissen, die Berufung und andere wertvolle Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verstehen. Wenn überhaupt, können Sie dem Fachpersonal relevantere Aufgaben zuweisen, da Sie wissen, dass es diese Aufgaben effizienter, schneller und ohne Zeitverschwendung erledigen wird. Oder bieten Sie zusätzlich einen Kurs oder Lehrmaterial für die Aufgaben an, die sie nicht ganz beherrschen.

Und schließlich übernehmen Sie sich nicht mit einem riesigen Aufgabenvolumen. Seien Sie realistisch, wenn Sie die Anzahl der Aufgaben zuweisen - wenn sie für Sie selbst eine Handvoll sind, sind sie auch für den Mitarbeiter eine Handvoll.

Sei persönlich involviert

Ja, persönliches Engagement ist ein Schlüssel zur Unterstützung der Mitarbeiter und zum Erfolg des Unternehmens. Das bedeutet nicht, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit abnehmen sollten, sondern dass Sie sie anleiten, klare Anweisungen geben und die Bedeutung ihrer Aufgaben betonen.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie mindestens einmal pro Woche an den regelmäßigen Telefonkonferenzen und Meetings teilnehmen und die Aufgaben und den Fortschritt der Aufgaben überprüfen/auswerten.

Verwenden Sie entsprechend konstruktive Kritik und "lohnende" Wörter.

Als Teamleiter ist es wichtig, immer Feedback zu geben wenn Sie verfolgen, wie die Teammitglieder Aufgaben und Verpflichtungen erfüllen.

Wenn die Arbeit nicht oder schlecht erledigt wird, erteilen Sie konstruktive Kritik in einer angemessenen Art und Weise, die nicht einschüchternd wirkt, sondern das Teammitglied auf die Notwendigkeit aufmerksam macht, seine Dynamik zu ändern, die Arbeit zu beschleunigen oder es zu ermutigen, frei nach Hilfe und Anweisungen zu fragen.

Wenn jemand im Gegenzug gute Arbeit leistet oder seine zuvor nachlassende Arbeitsdynamik korrigiert, sollten Sie das anerkennen - ein gutes Wort hilft viel und verhindert, dass solche Verspätungen bei Aufgaben in Zukunft auftreten.

Die Quintessenz

Um die Prokrastination zu bekämpfen, müssen Sie die richtige Einstellung und Herangehensweise an bestimmte Mitarbeiter entwickeln, die zur Prokrastination neigen. Berufliche Aktivitäten sind immer mit gewissen Rückschlägen oder Herausforderungen verbunden, aber das ist nichts Neues.

Es gilt, sich stärker in die Arbeit und die Dynamik Ihrer Mitarbeiter einzubringen, sie bei Bedarf zu unterstützen oder ihnen klare und deutliche Anweisungen zu geben. Vergessen Sie aber auch nicht eine positive und zugängliche Einstellung, denn das, kombiniert mit allem oben genannten, bindet Mitarbeiter länger.